議事録は羅針盤
"議事録"という陳腐な内容ですが、凄く大事だと思ってブログにします。
TORIHADAの若手メンバーに読んでもらえたら嬉しいです。
"議事録を取ること＝雑務" では断じてない
僕は会議において、議事録にこだわっています。
何故なら、議事録は歩んだ道であり、"これからどこに進んで行くか"という羅針盤だからです。
議事録を適当に書くという行為は、同じ景色の続く樹海を、目印も付けずにやみくもに進むコトと同義だと思います。
一人で樹海の中を彷徨うのはまだしも、組織の場合、最悪、メンバーがバラバラに進み、チームとして崩壊状態になってしまうかもしれません。
つまり、議事録が適当だと、死にます。全員で死にます。
逆に言うと、しっかり議事録を残すことは、歩んで来た道が振り返り易くなるよう電灯を設置し、チームとして未来の地図を描き、進むべき指針を作る行為です。
つまり、議事録担当は、重い責任を伴う、重要な役割です。
なので、議事録担当を任せられた人は、そのくらい重要だと思ってしっかり取り組んで欲しいと思います。
良い議事録
とか偉そうなコトを言いつつ、僕もまだまだ練習中ですが・・・
良い議事録は、決まったことが明確なことは前提で、何故そうなったかのプロセスが残っていると尚良いと考えています。
口で言うのは簡単ですが、いざこだわってみると、なかなか難しいんじゃないでしょうか。
僕は学生時代全くファシリテーションした事もなければ、会議に真面目に参加したことも無かったので、変な議事録を書いては先輩に怒られていました。
そこで、僭越ながら、恥を偲んで、僕が日頃議事録を書く上で意識している内容をまとめてみます。
良い議事録を書くポイント３つ
議事録にも会議毎に設計図を設けておく
事前にアジェンダと宿題を設けておくこと、そしてそれを前提に、議事録の構成を作っておくこと。
例えば、「既存事業を更に伸ばす必要が有るからみんなで考えよう！」みたいな会議の場合、以下のようなアジェンダと宿題を共有しておく。
＜アジェンダ＞
０．このMTGの目的
１．アイディアの共有
２．議論
３．ネクストアクションまとめ＜宿題＞
・既存事業を伸ばす打ち手を考えてくる
同時に、会議開始前に以下のように、議事録構成を組み、会議中にすぐ書ける準備をする。
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【議事録】6月21日_既存事業グロースMTG
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＜アジェンダ＞
０．このMTGの目的
１．アイディアの共有
２．議論
３．ネクストアクションまとめ（5W1H）
＜１．アイディアの共有＞
＜２．議論内容＞
＜３．ネクストアクションまとめ＞
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これが議事録の骨格になるので、ここに合わせて記載していく。
リアルタイムに議事録共有できるGoogleDocsなどを使うことで、他の参加者に不必要にPCをいじらせず、会議の集中力を増強する。
会議の内容を主体的に理解する
喋っている言葉をそのまま書いても、同じ内容が複数回出てきたり冗長になるので、要約・まとめ直す必要がある。
それは、会議中の会話のすべてを理解しなければできない。
「分からない言葉を確認して理解しよう」、ということだけではなく、チームで活動していると共通言語やフレームはどんどん要約されたり割愛されるので、「ロジック的にジャンプされているな」とか、「どういうことだろう」と感じた時に、行間をしっかり確認することが重要。
思考のフレームワークをインプットしておく
フレームワークをある程度インプットしておくと整理しやすい。
などのフレームワークを使うと理解も促進させられる上、綺麗にまとめられる。
しっかり議事録を書くこと自体がスキルアップに繋がる
以上僕なりにまとめてみました。
裏を返すと、議事録を意識的に書こうとすると、上記3つのポイントに対応して、
- 会議の全体像を意識することで、ファシリテーション、プロジェクト進行が上手くなる
- 誰かが聞いたことや考えていることなどの二次情報も自分の知として使えるようになる
- フレームワークを使う癖がつき、考える上での武器も増える
など、必然的にビジネス上有効なスキルが身につくと思います。
会議にしっかり参加するのは前提ですが、新卒二人並んでいて、常に議事録を取る人とそうでない人では、数ヶ月で大分スキルや信頼で差が付くのではないでしょうか。
事業に本気で向き合っているか
つらつらと書いてきましたが、一番重要なのは、当事者意識だと感じています。
自分たちの事業を伸ばす気概を持ち、一回一回の会議をより有意義にするために、ログを残し、しっかりネクストアクションを推進して行きたいですね！
当たり前のことばかりですが、凡事徹底を意識して行きましょう🔥
